El concepto
Productividad, refleja que tan bien son utilizados los recursos para crear salidas a otros procesos o generar productos terminados (outputs). Más específicamente, esto mide la relación entre outputs y uno o más insumos (inputs).
La productividad laboral, presenta los outputs por horas laboradas. Es la medición más comúnmente utilizada. Sin embargo la productividad laboral ha sido criticada por ser solo ser una parte medible que no considera los efectos de otros inputs.
La fórmula señala que se puede mejorar la productividad:
- Aumentando los productos con los mismos insumos,
- Disminuyendo los insumos, pero manteniendo los mismos productos, ó
- Aumentando los productos y disminuyendo los insumos para cambiar favorablemente la relación.
Las compañías utilizan diversas clases de insumos como son el trabajo, los recursos y el capital. La mayor oportunidad para aumentar la productividad se encuentra en el propio trabajo de conocimientos y especialmente en la administración.
Importancia de Medir la Productividad
La medición de la productividad permite comparar bajo una misma medición el desarrollo de compañías, industrias y naciones.
¿Por qué la productividad es importante? La respuesta es que directamente influye en muchos otros factores esenciales. La alta productividad significa alto ingreso real para el trabajador, para la compañía unas altas utilidades, alta inversión en investigación y desarrollo y más atención a los problemas del medio ambiente.
En industrias clave, esto significa menores costos y una alta participación en el mercado internacional. Y para las naciones esto significa altos estándares de vida, menos inflación mejor balanza de pagos y una más fuerte moneda.
Muchas compañías, especialmente aquellas que intentan la competencia internacional están muy conscientes acerca de su lenta productividad y están altamente interesadas en mejorar sus esfuerzos. Las compañías utilizan una gran variedad de orientaciones para mejorar la productividad. Las tres mas importantes orientaciones son:
Tecnológica, la cual se enfoca a cambios mayores en equipamiento y procesos tecnológicos; administrativa, la cual se orienta a definir la misión estratégica más claramente, cambiar la estructura básica, y aplicar las técnicas de administración de operaciones, y conductual la cual se enfoca al trabajador, a incrementar su motivación y participación.
Medición de la productividad en los empleados administrativos
La forma típica de medir la productividad es el coeficiente entre en número de unidades de producción (autos, refrigeradores, computadoras, etc.) y el número de empleados que aparecen en la nómina (u horas de empleados administrativos trabajadas pagadas). Esto mide el nivel competitivo de una compañía o de una industria. Este coeficiente nos permite además identificar la localización de cualquier deficiencia en la productividad de los empleados administrativos y sus causas.
Dado que sumada a la relación entre producción y empleo total de personal de oficina, generalmente también podemos medir el coeficiente entre la producción total y la dotación de empleados administrativos. Esta medición pueden indicar cuanto mejoramiento puede esperarse y comparar una organización con la competencia. Esta medición nos indica si una compañía o una industria está mejorando la productividad de su fuerza administrativa.
El coeficiente entre la producción y el empleo de personal de oficina, también nos permite comparar el pasado con el presente y establecer objetivos para el futuro.
En un empresa que crece rápidamente, el número de empleados administrativos generalmente aumenta en proporción directa a la producción, en tanto que otras cosas como la tecnología y el equipamiento se mantienen igual.
Pero el empleo de oficina debería aumentar en forma más lenta que la producción y las ventas, tal vez solo la mitad de rápido. Si aumenta tan rápido como la producción o las ventas, y peor aún, si aumenta más rápido la empresa corre el riesgo de volverse no competitiva.
19/09/2002 Existen otras tres mediciones de la productividad del personal de oficina que puede compararse con los signos vitales, la primera es el tiempo que se lleva sacar un nuevo producto o servicio desde el desarrollo hasta su lanzamiento al mercado. La segunda está relacionada con la cantidad de nuevos productos y servicios exitosos que se han ofrecido a los consumidores en un tiempo dado, especialmente comparándolas con la competencia nacional o internacional.
En tercer lugar está el número de personas de apoyo y especialmente, de niveles de administración necesarios para una producción dada.
Estándares de Realización
Un elemento importante de la productividad lo constituyen los estándares de realización. Estos sirven para regular la conducta y la forma de trabajar, también establecen lo que se espera de cada puesto dentro de una organización. Establecen el nivel de productividad aceptado por una persona o por un grupo. Sin embargo esto no es suficiente. Algunos estudios realizados, indican que la cohesión del grupo determina la forma en que se extenderán y cuáles de éstos estándares serán aplicados. En otras palabras, la planeación y la organización serán de poca utilidad si no pueden influir para que los grupos acepten los estándares.
La cohesión es definida como la suma de la atracción de todos los miembros hacia el grupo. La gente puede ser atraída por muchas razones, por el estatus del grupo, por lo que el grupo hace, por lo que los miembros obtienen al acceder a otras fuentes de recursos deseadas, por la atracción de cada uno de sus miembros, por el sentido de pertenencia o por cualquier otra razón.
Cuando se compara el tiempo y los recursos empleados en un trabajo con lo que se produce, se está determinando la productividad. Y cuando se mejora el trabajo, es decir, cuando se produce más cantidad o mejor calidad usando el mismo tiempo y los mismos recursos, se ha logrado un aumento en la productividad. La productividad es una medida que muestra que tal productor se es. Señala como se desenvuelve cualquier cosa.
Aumentando la Productividad
Son varias las formas en que se puede aumentar la productividad:
- Trabajar más inteligentemente, y la inteligencia se consigue con dinero, tiempo y esfuerzo para aumentar los conocimientos y eliminar la ignorancia.
- Encontrar una mejor herramienta para hacer el trabajo más fácil, con menor esfuerzo o para producir más.
- Modificando la técnica de trabajo para facilitarlo, mejorar la calidad o aumentar la cantidad.
Algunas Técnicas para Mejorar la Productividad
Investigación de operaciones, modelos que representan de una manera lógica la realidad de un problema, metas y sus restricciones para lograrlas, variables que afectan al problema, cuantificaciones de hasta donde se puede llegar yprobabilidades, se orientan a determinar la combinación óptima de recursos para obtener un propósito deseado.
Planeación y control de inventarios. Con su fórmula:
Qe= û 2DS/H.
Donde:
Qe= Cantidad económica de pedido
D= Demanda anual
S= Costos de ordenar
H= Costo de mantener existencia por artículo por año
û= Raíz cuadrada
Sistemas de inventarios Justo a Tiempo, otros nombres de este método son inventario cero y producción sin existencias. Para que funcione deben cumplirse ciertos requisitos:
- La calidad de las piezas tiene que ser muy alta, la calidad de las piezas, una pieza defectuosa puede detener la línea de montaje,
- Tienen que existir relaciones confiables y una amplia cooperación con los proveedores,
- Idealmente los proveedores deben estar ubicados cerca de la compañía, existiendo transportación segura.
Mejoramiento de la logística
Reingenierías y simplificaciones del trabajo
Ingeniería del Valor, consiste en analizar la operación del producto o servicio, estimar el valor de cada operación e intentar mejorar esa operación tratando de mantener bajo el costo de cada paso o parte. Los pasos específicos son:
- Dividir el producto en partes y operaciones,
- Identificar los costos para cada parte y operación,
- Identificar el valor relativo de la contribución de cada parte a la parte final,
- Encontrar un nuevo enfoque para aquellas partidas que parezcan tener un alto costo y bajo valor.
Círculos de calidad, equipos de mejora continua.
Corolario
Productividad es una evaluación de la eficiencia del proceso de transformación de la organización para convertir los insumos en productos. Una mayor productividad proviene de tres fuentes primarias: Tecnología, habilidad administrativa, y esfuerzo humano. Un deterioro de cualquiera de estas fuentes tiene efectos adversos en la productividad.
No es suficiente la definición de metas o de estándares. Se requiere poner mayor atención en el sistema psicosocial y crear un ambiente de mayor participación de los empleados lo que puede traer importantes beneficios en términos de productividad.
En este sentido, el Empower entendido como crear un ambiente en el cual los empleados y todos los niveles sientan que ellos tienen una real influencia sobre los estándares de calidad, servicio, y eficiencia del negocio dentro de sus áreas de responsabilidad, constituye una herramienta fundamental. No se trata de dejar el poder o de perder el margen maniobra. Por el contrario, el empowerment, no divide la pieza del pastel en pequeñas piezas. Estepromueve cocinar un pastel más grande que alimente a cada uno en su mesa más rica y saludablemente.
ANEXO
Hacia la productividad, un primer paso, la eliminación del desperdicio...
DESPERDICIO DE MOVIMIENTO DE MATERIAL
CONCEPTO.- Cualquier movimiento de material que no apoye directamente a un proceso de manufactura.
SÍNTOMAS:
- Montacargas extras
- Almacenes múltiples
- Estantes/contenedores extras
- Administración compleja de inventarios
- Espacio extra de instalaciones
- Conteo incorrrecto de inventarios
- Riesgo de daños/pérdida de espacio
- Montacargas, tienen programas de trabajo desbalanceado
- Barreras de trabajo pesado y dispositivos de protección
- Sistemas de bandas y vehículos guiados automáticamente (inflexibles y costosos)
- Líneas de reparación y estaciones de trabajo
DESPERDICIO POR SOBREPRODUCCIÓN
CONCEPTO.- Fabricar más de lo necesario, fabricar más rápido de lo necesario.
SÍNTOMAS:
DESPERDICIO POR CORRECCIÓN
CONCEPTO.- Corregir un producto o servicio para complacer totalmente las necesidades del cliente.
SÍNTOMAS:
- Espacios, herramientas equipo extra
- Mano de obra extra para inspección, reproceso, reparación
- Reserva de inventario para reposiciones
- Flujo completo del producto
- Calidad cuestionable z Embarques, entregas incompletas
- Deficiente relación cliente-proveedor
- Costos adicionales por entregas de reposiciones o cambios de productos
DESPERDICIO DE INSUMOS
CONCEPTO.- Cualquier suministro o producto terminado en exceso de los requisitos del proceso generador de productos o servicios.
SÍNTOMAS:
- Espacio extra en áreas de recibo
- Almacenes entre procesos, insumos en espera
- Flujos inadecuados
- Requisiciones dobles para un mismo lote de producción
- Procesos inadecuados
- Cuellos de botella que ocasionan que el proceso quede fuera de control
- Proveedores inadecuados
- Confusión en los requisitos o especificaciones
- Sistemas de pronósticos inexactos
DESPERDICIO DE PROCESOS
CONCEPTO.- Trabajo que no agrega valor al producto/servicio. Trabajos que no pueden ser conjuntados con otros procesos.
SÍNTOMAS:
- Exceso de control y supervisión
- Informes o reportes innecesarios
- Alto crecimiento de áreas corporativas
- Aprobaciones innecesarias
- Elevado archivo de copias de los mismos documentos entre diferentes áreas
- Duplicidades y traslapos
DESPERDICIO DE MOVIMIENTOS
CONCEPTO.- Cualquier desplazamiento de gente, máquinas o materiales e insumos que no agregan valor al producto o servicio.
SÍNTOMAS:
DESPERDICIO POR FALTA DE SINCRONÍA
CONCEPTO.- Tiempos muertos que se generan cuando dos elementos dependientes no están donde se requiere.
SÍNTOMAS:
- Falta de sincronización entre operador y maquinaria. Falta de disponibilidad, tiempos de espera para el acceso, máquinas en espera de operarios.
- Espera de instrucciones o indicaciones en operaciones cotidianas
- Operarios en espera de terminación de procesos automatizados.
DESPERDICIO POR OBSOLESCENCIA DE PROCESOS
CONCEPTO.- Envejecimiento de procesos y métodos que no reciben retroalimentación para su mejoramiento.
SÍNTOMAS:
- Máquinas o procedimientos que se mantienen sin cambio por largos periodos
- Los mismos problemas regresas o se presentan cíclicamente
- Esfuerzo extra o máquinas necesarias para "hacerlo que se ajuste"
- Bajo porcentaje de sugerencias recibidas o aceptadas z Inflexibilidad de los procesos
DESPERDICIO POR IRREGULARIDAD
CONCEPTO.- Variaciones en el programa de trabajo, especificaciones, procedimientos o métodos.
SÍNTOMAS:
- Frecuente variación de la calidad del proceso z Inventarios temporales z Embarques frecuentes
- Constantes frenes y arranques en las tareas z Mayor necesidad de tiempo extra
DESPERDICIO POR SOBRECARGA
CONCEPTO.- Ocurre cuando el operador y máquinas son comprometidos más allá de sus límites ordinarios de trabajo.
SÍNTOMAS:
- Altos niveles de tensión y desagradable clima organizacional
- Mano de obra poco fiable y de baja moral
- Descomposturas frecuentes z Mayor recurrencia de tiempos extras para cumplir con el programa
- Incremento en costos
- Administración conservadora, rígida o de alta resistencia al cambio
- Incremento en accidentes, decremento en seguridad
- Alto índice de quejas
- Deslealtad y desconfianza hacia la empresa
Fuentes:
Administración en las Organizaciones Fremont E. Kast James E Rosenzweig
Las Fronteras de la Administración Peter F. Drucker
Better Change Price Waterhouse Change Integration Team
Programa COMPITE. Secretaría de Comercio y Fomento Industrial (SECOFI) de México
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